克勒奇·乌多阿古
什么是工作负载管理？
为什么工作负载管理很重要？
您如何分析工作负载？
管理员工工作量的十大技巧
有效工作负载管理的五个基本步骤
使用 Wrike 的工作负载管理工具和软件
最近业务技术的快速创新导致工作速度和利润的综合提高，但并没有以同样的方式影响员工的工作时间或工作量。随着技术的发展以解决老问题，新的（有时更复杂的）问题不断出现，使员工负担过重，并寻求提高 生产力的技巧和窍门以充分利用每个工作日的工作。
有效的工作量管理可以帮助项目经理和团队最大限度地提高生产力，同时降低过度工作或倦怠的风险。
本文探讨了创建有效的工作负载管理系统的几种策略。我们将 国家代码 +92，巴基斯坦电话号码 分享分析和管理团队工作量的 10 个技巧和 5 个步骤，并讨论如何使用Wrike 的项目管理软件创建简化的流程。
什么是工作负载管理？
工作负载管理是在团队内识别、优先排序和分配任务、职责和资源以成功完成项目并实现既定目标的过程。
该过程有两个部分。一方面，规划，即确定和分配必要的资源（如时间、人员、预算和材料）来动员团队和启动项目。
另一方面，还有工作流程和业务流程管理，即定义角色和期望，建立结构和系统，使团队成员能够更好地合作，团结一致地完成项目。
为什么工作负载管理很重要？
有效的工作负载管理可以帮助管理人员充分利用所有可用资源。每个新项目都会考虑团队成员的优势和能力，并跟踪一段时间内的绩效，以收集用于规划未来项目的信息。
通过工作量规划和管理，团队可以减少社交偷懒的情况，这种情况是指一些团队成员在团队中减少工作量，而让其他人接管并完成项目。
工作负载管理的其他重要好处包括 ：
改进项目规划：有意的工作负载管理收集数据，显示团队和个人的能力和绩效、预计任务持续时间以及关键项目资源的范围。随着时间的推移，这些信息将成为有价值的信息，帮助项目经理改进未来项目的规划。
减少浪费： 工作负载管理跟踪组织内的共享资源。无论是人员、材料、成本还是时间，工作负载管理都可以帮助团队确保组织资源得到最佳分配和使用，以实现关键业务目标。将工作负载管理软件集成到团队工作流程中，使每个参与人员都可以轻松查看哪里可能存在浪费或过剩。
促进项目的成功执行：具有有效工作量管理流程的组织使员工能够及时完成最佳工作。这使得员工能够提供高质量的工作、保持心理健康并取得持续的成功。具有良好工作负载管理实践的团队会更加专注和投入，并产生更好的整体成果。
提高团队士气：如果没有工作量管理，社交偷懒和其他消极的工作场所行为可能会不受控制，从而导致生产力和员工士气下降。那些努力工作的人可能会失去动力，而那些工作很少的人可能永远没有机会蓬勃发展。有效的工作量管理可确保每个人都发挥最大的能力，并提供足够的挑战来帮助他们学习和提高，而不会精疲力尽。
简化协作：最后，工作负载管理营造了一个工作环境，促进开放式沟通、反馈共享和团队协作，以实现既定目标。经理可以决定如何最好地共享可用资源、委派并向团队成员传达最后期限。当团队成员因工作量而不堪重负时，可以与经理交谈或向同事寻求帮助。
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您如何分析工作负载？
为了有效管理团队工作量，您需要从工作量分析开始。考虑一下您希望通过工作负载管理工作实现什么目标，例如，提高团队生产力、识别表现不佳的资源或减少团队明星成员的倦怠。
当您知道所需的结果时，您可以开始工作量分析，以确定当前流程和工作系统中的不平衡情况和需要改进的领域。
问：
项目如何划分并分配给团队成员？
谁审查和批准可交付成果？
重复性任务需要多长时间？使用工作流程自动化工具可以消除它们吗？
分配给特定项目的资源是否过多或过少？
确定谁做什么，并审查团队成员的职责和工作量。请注意您可以做出的差距和可能的调整，以改进工作流程和工作负载分配。然后与您的团队成员会面，了解他们的观点并获得他们对如何管理工作量的反馈。
一旦掌握了这些信息，您就可以开始采取措施来缩小差距并更公平、更有效地管理团队的工作量。定期检查团队的绩效，了解工作负载变化的效果如何。根据需要开放地审查和调整您的流程。
管理员工工作量的十大技巧
有多种方法可以管理员工的工作量。根据组织的系统和结果，领导者可能会关注时间跟踪和管理、任务优先级或自动化工作负载管理工具等策略。
无论您的组织采用何种方法，以下提示都可以帮助您更好地管理员工的工作量：
设定明确的目标：企业领导者和经理应花时间明确下一阶段或项目的主要目标和目标。目标设定让每个参与者都清楚需要完成什么以及如何参与。目标定义项目的范围、团队的规模以及与正在进行的其他项目的任何限制或相似之处。
识别和分配资源：根据目标，项目经理可以制定计划来分担工作量，并将团队成员的优势和能力与手头的任务相匹配。时间、材料、设备和预算等资源也在这一阶段共享。
建立角色和指挥链：根据项目团队的规模和范围，可能有必要定义团队内的角色和职责，以确保每个阶段的工作进展并符合标准。定义角色涉及将职责委派给特定的团队成员或小组，以便让每个人都了解其团队成员正在做什么以及下一步应该做什么。
确定任务的优先级：确定任务的优先级可以帮助经理和员工首先确定并处理最重要或最紧急的任务，从而有效地引导他们的日常注意力。可以根据紧迫性、重要性、战略一致性或投资回报 (ROI) 确定任务的优先级。
创建时间表或时间表：制定时间表或工作时间表有助于将较大的任务或项目分解为可管理的部分，并确保项目按时完成。工作分解结构( WBS) 对于此步骤很有用。 Wrike 提供WBS 模板来简化每个新项目的流程并节省前期时间。
监控进度并根据需要调整计划：工作负载管理不仅仅是创建项目计划和时间表。在项目进行过程中评估个人和团队的绩效以及项目进度可以发现限制、潜在风险或进度冲突，同时允许团队主动解决这些问题。
与团队成员进行清晰的沟通：团队沟通是工作负载管理的基石。这有助于在潜在问题或障碍成为重大问题之前识别它们。鼓励就工作量、期望和截止日期进行公开沟通。最好使用工作管理软件来简化与项目相关的对话，并确保每个人始终处于同一页面上。
跟踪和管理任务持续时间：监控和验证完成重复项目任务所需的时间。这提供了全面的数据，可帮助您交付更成功的项目并满足员工的能力，而不会让他们过度疲劳。如果您发现有人遇到困难，请检查每个人的进度并调整他们的工作量。这可能涉及调整团队的项目范围或为每个人重新分配任务。鼓励团队成员有效利用时间并尽量减少工作时的干扰。
需要时寻求帮助或支持：建议团队成员在被当前工作量压垮时主动寻求帮助。他们可以向其他团队成员寻求帮助或与经理交谈，而不是错过最后期限或让计划的任务半途而废。在每个人都有很多事情要做的情况下，管理者可以检查任务优先级，看看哪些任务可以退居二线，或者考虑将某些任务委派给支持员工或外部贡献者。
提供培训：考虑为难以跟上工作量的团队成员提供额外的培训或资源。这可以帮助他们增强技能，提高承担更多任务的能力，从而提高公司的整体工作负载能力。
有效工作负载管理的五个基本步骤
现在我们进入创建工作负载管理流程的核心。请按照以下步骤帮助管理您的员工工作量：
1. 从项目计划模板开始
在管理员工工作量之前，您需要从定义的项目计划开始。这使您可以设定明确的目标，并将其分解为您的团队可以在合理的时间范围内处理的项目和任务。
使用项目计划模板标准化您的项目计划并在创建和组织新项目时节省时间。使用模板，您只需将模板复制到新项目文件夹并调整日期、范围和其他详细信息即可快速启动类似项目。
项目计划模板提高了整个工作计划的可见性。它们是用于汇集和管理项目的所有移动部分的单个文档：时间表、角色、截止日期和分配的资源都可以使用项目计划模板来捕获、更新和传达。
2. 考虑团队当前的带宽与当前的工作负载
项目计划制定后，下一步就是验证工作量并将其与团队的能力相匹配。工作负载管理软件可让您查看详细的团队成员工作负载
在考虑团队带宽与当前工作负载时，请考虑以下注意事项：
即将进行的和当前的项目：查看当前或即将进行的项目。考虑每个人需要多少时间和资源，以及这将如何影响团队的工作量。
员工休假时间 (PTO)：通过查看团队成员的休假安排和 PTO，您可以准确了解在任何给定时间有多少人可以参与项目。
专业领域：考虑团队成员的技能和专业知识。是否有某些任务只有特定的团队成员才能执行？注意他们的可用性并组织工作量以考虑到这一点。
个人和团队能力：考虑团队成员的带宽。他们是否能够承担额外的工作，或者是否已经不堪重负？如果团队达到 100% 的能力，则可能需要推迟较小的项目或引入支持人员或外部贡献者。
项目优先级：评估每个项目的优先级并确定哪些项目应优先。这有助于确保最关键的任务按时完成，即使其他不太重要的任务被延迟。
3. 根据紧急程度和技能委派任务
确定团队的可用性后，下一步是根据紧迫性和技能委派项目任务。这将决定项目工作流程和进度的关键路径，以及每个团队成员的工作量。
您可以使用MoSCoW或艾森豪威尔矩阵等项目优先级排序方法来确保首先解决最紧急和最重要的任务。与团队成员分享您的矩阵，帮助他们了解哪些任务很重要以及为什么重要；然后，将最高优先级的任务分配给最适合的团队成员。
工作负载管理软件在这里派上用场。这些工具可以轻松地对项目任务优先级进行排序和沟通，并根据团队和个人的能力管理工作负载。在确定应由哪个团队成员执行每项任务时，请考虑他们的技能、能力和可用性。他们能承担这项新任务并按时出色地完成工作吗？
确定任务优先级和委派任务时请考虑以下注意事项：
项目进度表：确定您的关键路径（在其他人开始之前需要完成的任务），以在项目截止日期前完成任务，并将其委托给最适合的团队成员或小组。然后继续处理不太重要的任务，并将其分配给其他可用的团队成员，同时考虑到他们的优势和可用性。请务必在项目进度中留出回旋余地，以确保可交付成果提前或按时交付，而不是推迟。
工作范围：确保委派的任务涵盖项目的整体范围，并且团队成员了解他们的工作如何适应大局。审查主要目标和分配的任务。您可能会发现错过的间隙或将中型任务分解为更小的部分以更快完成的机会。
团队技能：团队的技能、能力和承诺对于管理工作负载和优化资源至关重要。如果项目敏感、紧急或高价值，您应该与最值得信赖和经验丰富的团队成员合作。但我们不能让他们负担过重，而把工作留给别人。找到一个平衡点，让你的明星球员参与其中、积极主动、积极参与，同时训练其他人最大限度地发挥他们的优势。
资源分配：有时，组织中运行的多个项目可能同时需要相同的资源。鼓励管理者共同努力，按优先顺序将资源（例如人才、时间、预算和材料）分配给不同的任务。
变革和风险管理：考虑团队成员执行项目任务时可能出现的潜在风险或挑战。制定并传达应急计划以应对出现的风险。这有助于防止管理权限方面的障碍，并使团队成员能够管理他们的工作量并推动项目向前发展。
4. 与团队一起设定绩效期望
现在您已经制定了项目计划，并向团队成员分配了资源和任务，您需要为每个相关人员（无论是团队内部还是外部协作者）设定明确的绩效期望。
澄清并传达交付标准。告诉团队成员什么可以被视为成功的任务或项目。最小可行产品 (MVP)就足够了吗？或者赞助商期望一个完整的产品？
传达绩效期望可确保项目任务结果符合标准，从而提高客户和利益相关者的满意度。确定绩效期望的两种最常见的方法是：
敏捷项目管理 ：敏捷团队以小冲刺的方式工作，并随着时间的推移专注于改进和价值创造。
传统的项目管理：团队使用传统的管理技术进行工作，并从一开始就专注于实现完美的结果。
工作管理平台提供诸如看板之类的工具来促进更新和协作，甘特图来跟踪项目的时间表和进度，以及实时报告来显示您何时偏离设定的目标或截止日期。这些工具将工作负载规划和管理与性能监控同步，这意味着您更有可能取得成功。
5. 灵活并根据需要进行调整
至此，大部分工作负载管理工作就完成了。监控项目进度、资源可用性和外部环境使您能够在风险成为严重问题或阻碍整个项目之前预测和减轻风险。
定期审查和评估项目进度和团队绩效，并对计划进行必要的更改。这可能涉及重新评估优先事项、调整截止日期或寻求额外的资源或支持。
如果您没有适当的变更管理流程，不可预见的问题（例如团队成员的疾病）可能会使您的项目脱轨。乐于接受员工和利益相关者的反馈，并不断迭代，为团队和组织取得更好的结果。
使用 Wrike 的工作负载管理工具和软件
像 Wrike 这样的工作管理平台消除了工作负载管理的复杂性。 Wrike 提供模板和虚拟协作工作空间，用于从开始到结束的规划、委派和跟踪项目绩效。
Wrike 还提供工作流程自动化功能，帮助团队节省重复性、低价值任务的时间，例如更新电子表格以及准备和共享报告。借助这些功能，业务主管和经理可以轻松地管理他们的工作负载。
此外，Wrike 还提供工作负载视图，以进一步简化工作负载和团队管理。使用工作负载视图可以让经理一目了然地了解所有团队成员在给定时间段内发生的情况。您可以放大或缩小。该视图是动态和交互式的，允许您进行更改和优化工作流程操作项。当您编辑正在进行的项目时，新的分配和更新会通过电子邮件通知和 Wrike 活动源自动与团队共享。
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