儘管電子郵件很重要，但如果管理不當，它們可能會降低您的工作效率。幸運的是，有許多方法可以處理您的電子郵件，同時仍有充足的時間來完成其他任務。關鍵在於提高您的電子郵件生產力。要了解有關如何執行此操作的更多信息，請繼續閱讀。
A) 使用電子郵件模板
撰寫電子郵件可能非常耗時，因為每個訊息都需要仔細考慮以確保其高效且聽起來專業。如果您傾向於花費大量時間撰寫電子郵件，那麼使用電子郵件範本是個好主意。這些是用作基礎的預定義訊息，而不是每次從頭開始建立新訊息
根據您的行業和電子郵件的目的，範本可能會有所不同。例如， 新西蘭電子郵件列表 經紀公司利用招募房地產經紀人腳本來尋找和僱用有才華的房地產專業人士。如果您想減輕日常電子郵件任務，請根據您通常編寫的不同類型的電子郵件撰寫電子郵件範本。然後，使用您包含的常用資訊建立一個大綱，並為變數留出空間。除了節省您的時間之外，使用電子郵件範本還可以確保您不會忘記重要的資訊。您也可以使用其中一種電子郵件送達工具來確保您的電子郵件能夠送達收件者。
B) 整理你的收件匣
您可能在電子郵件上花費過多時間的另一個原因是您無法在收件匣中找到某些郵件。解決此問題的最佳方法是整理並最大程度地減少收件匣中的混亂情況。首先刪除您不需要的電子郵件。下一步是取消訂閱您不再閱讀或需要的時事通訊，這是一種更永久的方法，而不是簡單地刪除它們。
然後，對電子郵件進行分類並將其組織到類別中。確定您經常收到的電子郵件類型，並根據郵件內容將它們指派到資料夾中。對所有傳入的電子郵件執行相同的操作，以便您可以保持收件匣整潔有序。
C) 建立電子郵件例程
建立電子郵件例程
如果您想提高電子郵件工作效率，請建立電子郵件例程。及時回覆電子郵件可能會打斷您目前的任務；即使您只是掃描一封電子郵件，也需要花費幾分鐘的時間才能將注意力重新集中到之前正在處理的事情上。制定電子郵件例行程序可以最大程度地減少干擾，讓您完成更多事情。
為此，您可以設定檢查電子郵件的時間表。根據您每天需要查看的郵件數量，您可以每天檢查收件匣兩到三次。設定一天中查看電子郵件的特定時間，以便您可以專注於其他任務。例如，您可以在早上管理一次電子郵件，然後再開始任何需要您全神貫注的任務。然後，下一次可以在下午，作為其他任務的休息時間。此外，您可以使用線上工具或RescueTime 替代方案自動執行此流程，這可以幫助您追蹤工作、改善電子郵件管理並有效地運行任務。
D) 考慮停用電子郵件通知
如果您想確保堅持日常電子郵件慣例，可能意味著關閉電子郵件通知。這樣您就不會感到檢查收到的電子郵件的衝動。但是，如果您正在等待收到重要電子郵件，關閉電子郵件通知可能並不理想。有時，遲到可能會影響您工作的其他方面，因此最好對這種情況進行例外處理。幸運的是，這種情況很少發生，如果需要，您可以快速啟用電子郵件通知。
E) 應用兩分鐘規則
限制您在一條訊息上花費的時間也是一個好主意，這樣您就可以提高工作效率。閱讀電子郵件時，評估處理它需要多長時間。如果您可以在 2 分鐘內處理與電子郵件相關的任務，請立即執行。它將有助於減少您需要完成的小任務，並讓您有更多的時間來完成要求更高的任務。
兩分鐘規則
F) 盡量減少發送不必要的電子郵件
有時，沒有必要回覆某些電子郵件，例如您發送給同事的電子郵件，通知他們您已收到他們的電子郵件。透過簡單地不回覆可以用一到五個字（例如「感謝您提供的資訊」、「知道了」或「好的」）來回答的電子郵件，您可以大大提高電子郵件的工作效率。
如果回覆每封電子郵件是您組織中的常見做法，您可以與同事溝通您將不再發送確認電子郵件。這不僅可以節省您的時間，而且您的同事也可以減少不必要的電子郵件閱讀。
如果管理不好，閱讀和發送電子郵件可能會非常耗時，並影響您的日常工作表現。為了充分利用電子郵件，請考慮這些技巧來提高您的電子郵件工作效率。它們將幫助您掌控所有電子郵件，並在工作中創造出色的成果。
